Strona główna

Warunki pracy

- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,

- praca w terenie

- krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe

- częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz

- wysiłek fizyczny związany z przygotowaniem technicznym dużych wydarzeń międzynarodowych

- nietypowe godziny pracy w przypadku wizyt/wyjazdów zależnie od programów

- praca w stresie i pod presja czasu

- budynek dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• ma następujące zadania:
• Kompleksowo przygotowuje wyjazdy krajowe i zagraniczne członków Kierownictwa (w tym związane z członkostwem Polski w strukturach UE oraz NATO) w formie wizyt oficjalnych, wizyt eksperckich, konsultacji międzyrządowych, udziału w konferencjach, sympozjach i spotkaniach międzynarodowych (obsługa organizacyjna oraz protokolarna wyjazdów).
• Przygotowuje projekty programów wizyt delegacji zagranicznych pod przewodnictwem ministrów i wiceministrów, jak również organizuje spotkania członków Kierownictwa z delegacjami zagranicznymi przebywającymi w Polsce na zaproszenie organów centralnych i innych instytucji, w tym zapewnia obsługę protokolarną podczas tych wydarzeń w celu zapewnienia należytej oprawy oraz przebiegu wizyty.
• Koordynuje przygotowywanie na potrzeby Kierownictwa notatek dot. współpracy z resortami sprawiedliwości państw trzecich, w tym przygotowywanie notatek zbiorczych, streszczeń, projektów oficjalnej korespondencji międzynarodowej (także w jęz. obcych) oraz sporządzanie tłumaczeń roboczych dokumentów przychodzących, życiorysów itp.
• Utrzymuje robocze kontakty z MSZ, dokonuje ustaleń i aktualizacji w departamentach terytorialnych i Protokole Dyplomatycznym MSZ oraz odpowiednich departamentach innych resortów, w zakresie kontaktów Kierownictwa z przedstawicielami dyplomatycznymi innych państw i organizacji międzynarodowych.
• Załatwia formalności związane z zagranicznymi wyjazdami służbowymi członków Kierownictwa, w tym dokonuje rozliczeń biletów, diet pobytowych/dojazdowych/hotelowych oraz innych środków finansowych związanych z wyjazdami, spotkaniami i konferencjami.
• Prowadzi ewidencję wydatków ponoszonych przez Wydział z tytułu zagranicznych i krajowych podróży służbowych członków Kierownictwa w celu zapewnienia właściwego rozliczenia ponoszonych kosztów.
• Planuje i przygotowuje konferencje naukowe ( przy wsparciu departamentów merytorycznych) na polecenie członków Kierownictwa i z ich udziałem oraz innych spotkań najwyższego szczebla w celu zapewnienia ich należytego przygotowania (wyposażenie, infrastruktura, zaproszenia, materiały i in.).
• Opracowuje projekty programów pobytu zapowiedzianych delegacji zagranicznych (pod przewodnictwem ministrów i wiceministrów), załatwia sprawy merytoryczne z tym związane, na podstawie zatwierdzonych programów przygotowuje preliminarze kosztów oraz zajmuje się kompleksową organizacją całych wydarzeń wraz z rozliczeniami finansowymi. Sprawuje również opiekę protokolarną nad całymi wydarzeniami, łącznie z opieką nad delegacjami.

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie C1
• bardzo dobra znajomość protokołu dyplomatycznego i etykiety
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz organizacji i funkcjonowania resortu sprawiedliwości
• doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, myślenie analityczne, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość innego języka roboczego UE na poziomie B2