Strona główna

Warunki pracy

- praca przy komputerze pow. 4 godzin dziennie,

- kontakt z klientem zewnętrznym,

- wysyłek fizyczny,

- zagrożenie chorobami skórnymi, układu oddechowego i alergiami;

- budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• ma następujące zadania:
• Sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych przez pracowników Ministerstwa, w tym: opracowuje pisma wyjaśniające i udziela bieżących konsultacji koordynatorom czynności kancelaryjnych w komórkach organizacyjnych oraz pozostałym pracownikom Ministerstwa z zakresu instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i procedur do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
• Organizuje coroczną kontrolę prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt, przeprowadzaną przez koordynatorów czynności kancelaryjnych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, w tym: opracowuje harmonogram kontroli, analizuje wyniki przeprowadzonej kontroli oraz pozostałe informacje przekazane przez koordynatorów, przedstawia Dyrektorowi Generalnemu propozycje zaleceń i działań naprawczych.
• Przeprowadza testy nowych funkcjonalności systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
• Prowadzi szkolenia pracowników Ministerstwa w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz archiwizacji spraw papierowych i elektronicznych.
• Opracowuje procedury do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz uczestniczy w opracowywaniu przepisów kancelaryjnych obowiązujących w Ministerstwie.
• Przyjmuje na stan archiwum zakładowego materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną w postaci papierowej i elektronicznej.
• Przygotowuje do brakowania dokumentację niearchiwalną stanowiącą zasób archiwum zakładowego Ministerstwa.
• Przygotowuje projekty upoważnień do brakowania dokumentacji ekspozytur Centralnej Informacji o Zastawach Rejestrowych, ekspozytur Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych i oddziałów Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego pracy w archiwum zakładowym lub państwowym oraz 1 rok na stanowisku koordynatora czynności kancelaryjnych lub specjalisty do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostkach sektora finansów publicznych

• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
• Znajomość rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Znajomość rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
• Umiejętność porządkowania, ewidencjonowania oraz technicznego zabezpieczania dokumentacji.
• Zaawansowana umiejętność obsługi systemu Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW).
• Zorientowanie na osiąganie celów, doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, pozytywne podejście do klienta, otwartość na zmiany, umiejętność współpracy, komunikacja, radzenie sobie z presją.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie: Kurs archiwalny I i II stopnia.
• Poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „ściśle tajne”, „secret UE/EU secret” i „NATO secret”.